Điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu và hướng dẫn rõ ràng trước khi bắt đầu một dự án mới trong Minitab. Nếu không có các bước, nhiệm vụ và thời hạn được cấu trúc đầy đủ, các dự án sẽ mất trọng tâm và có thể không còn dẫn đến kết quả cuối cùng mong muốn. Điều này cuối cùng sẽ khiến bạn mất thời gian và tiền bạc quý giá.
Nếu bạn đang tìm cách để trực quan hóa các nhiệm vụ và giúp các nhóm đi đúng hướng trong một dự án, hãy xem xét sử dụng biểu đồ Gantt. Chúng ta hãy tìm hiểu thêm một chút về công cụ mạnh mẽ này giúp giữ cho các dự án đúng thời gian và tập trung.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ trong dự án của bạn cần được thực hiện theo thời gian. Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các dự án ở mọi quy mô. Chúng luôn chứa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của một dự án và thậm chí cho bạn biết công việc sẽ được hoàn thành trong suốt một ngày cụ thể.
Một biểu đồ Gantt tốt nên cung cấp một cái nhìn tổng quan hiệu quả về dự án của bạn và nên bao gồm:
• Nhiệm vụ cần làm.
• Thứ tự các nhiệm vụ phải hoàn thành.
• Khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ.
• Thời gian thực sự cần thiết cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành trong dự án.
Biểu đồ Gantt có thể được tạo theo một số cách. May mắn thay, là một phần của hơn 90 công cụ có sẵn trong giao diện người dùng, Minitab Workspace cung cấp các mẫu cho hai loại biểu đồ Gantt khác nhau: biểu đồ Gantt thông thường (hiển thị bên dưới) và biểu đồ Gantt nhiệm vụ.
Bây giờ bạn biết biểu đồ Gantt là gì. Nhưng tại sao bạn nên sử dụng một?
Lợi ích của biểu đồ Gantt
-
Biểu đồ Gantt không chỉ là một công cụ trực quan cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan có cấu trúc về một dự án. Biểu đồ Gantt cũng có những ưu điểm sau:
-
Cải thiện giao tiếp: Giao tiếp là điều cần thiết, đặc biệt là vào thời điểm mà nhiều người thích làm việc từ xa. Biểu đồ Gantt có thể cải thiện giao tiếp trong nhóm vì người quản lý dự án có thể dễ dàng thấy ai đang làm việc trên một phần cụ thể của dự án, cung cấp phản hồi và điều phối thông tin. Giao tiếp thậm chí còn tốt hơn khi mọi người liên quan làm việc từ một mẫu biểu đồ Gantt tiêu chuẩn, chẳng hạn như phiên bản trong Minitab Workspace. Biểu đồ Gantt cũng tuyệt vời để truyền đạt thông tin tổng quan về kế hoạch và cập nhật trạng thái cho quản lý cấp cao và các bên liên quan khác, trong khi Biểu đồ Gantt nhiệm vụ (hiển thị bên dưới) tốt hơn để truyền đạt chi tiết hơn về quy trình và tiến độ công việc trong nhóm.
-
Ngăn ngừa quá tải tài nguyên: Một ưu điểm lớn khác của biểu đồ Gantt là chúng có thể ngăn chặn tình trạng quá tải tài nguyên. Nhiều vấn đề với nhóm nảy sinh từ việc giao quá nhiều nhiệm vụ cho từng cá nhân. Biểu đồ Gantt giúp bạn quản lý tài nguyên của mình một cách hiệu quả để không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải.
-
Theo dõi tiến độ: Với biểu đồ Gantt, bạn có thể đảm bảo rằng mình không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào nữa. Bạn có thể dễ dàng xem các nhiệm vụ hiện đang được xử lý và trạng thái của chúng như thế nào so với các mốc quan trọng của dự án. Chỉ riêng chức năng này đã làm cho biểu đồ Gantt không thể thiếu cho mọi dự án. Tính năng Milestones trong Minitab Workspace đặc biệt hữu ích vì nó giúp dễ dàng theo dõi, cập nhật và hiển thị rõ ràng các điểm kiểm soát chính này trong suốt dự án.
Có gì trong Biểu đồ Gantt?
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo biểu đồ Gantt của riêng mình, nhưng tất nhiên bạn cũng cần biết những thông tin được yêu cầu. Có một số yếu tố chính trong mỗi sơ đồ:
-
Thời điểm bắt đầu dự án.
-
Phạm vi và nội dung của từng nhiệm vụ trong dự án.
-
Nhân viên được phân công cho từng nhiệm vụ.
-
Thời gian đã lên lịch để bắt đầu và kết thúc mỗi nhiệm vụ.
-
Khung thời gian xác định trước cho mỗi nhiệm vụ.
-
Cho biết liệu các nhóm nhất định có nên làm việc cùng nhau trong một dự án cụ thể hay không.
-
Thời điểm kết thúc dự án.
Khi dự án tiến triển, các thành viên trong nhóm và người quản lý có thể xem các nhiệm vụ được giao và tiến độ của họ. Vì vậy, mọi người đều có thể thấy tình trạng công việc của mình trong mối quan hệ với các nhiệm vụ khác trong dự án hoặc quy trình làm việc.
Một trong những tính năng thú vị nhất của biểu đồ Gantt trong Minitab Workspace là danh sách tác vụ. Danh sách hiển thị dưới đây bao gồm tất cả các nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt - gọn gàng và dễ hiểu cho tất cả mọi người tham gia. Bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách nhiệm vụ này sẽ được phản ánh ngay lập tức trong biểu đồ Gantt của bạn. Vì vậy, tất cả các thành viên trong nhóm luôn có trạng thái
Các phương pháp hay nhất và mẹo
Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, số lượng thành viên trong nhóm và thời hạn, việc tạo biểu đồ Gantt có vẻ quá sức. Nhưng đừng lo lắng!
Dưới đây là các mẹo và phương pháp hay nhất của chúng tôi cho biểu đồ Gantt:
-
Tạo nhiệm vụ theo nhóm: Để làm cho kế hoạch của bạn dễ đọc hơn, hãy nhập nhiệm vụ theo nhóm hoặc quy trình làm việc. Điều này giúp các thành viên trong nhóm của bạn biết được nhiệm vụ nào trùng lặp về thời gian và cách chúng tương tác hoặc phụ thuộc vào nhau cho mục tiêu cuối cùng.
-
Đừng quên chi tiết: Biểu đồ Gantt rất linh hoạt và có thể được thiết kế mịn hoặc sần sùi tùy theo nhu cầu của bạn. Như đã đề cập trước đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt thông thường trong Không gian làm việc Minitab để thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng ở cấp độ cao cho người quản lý và các bên liên quan và biểu đồ Gantt cho các nhiệm vụ để cung cấp bảng phân tích chi tiết để nhóm làm việc của bạn đại diện.
-
Chỉ định người có trách nhiệm: Khi tạo biểu đồ Gantt, hãy làm rõ ai chịu trách nhiệm cho từng phần của nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn tránh được bất kỳ sự mơ hồ nào về việc ai sẽ làm việc ở phần nào của nhiệm vụ nào vào thời điểm nào.
-
Thời gian là tất cả: đừng quên bao gồm thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ để bắt đầu và kết thúc. Nếu không có thông tin này, rất khó để theo dõi tiến độ và giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn có tính đến các ngày nghỉ và kỳ nghỉ để không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nộp hồ sơ nào - sau tất cả, tất cả chúng ta đều xứng đáng được nghỉ ngơi đôi lúc.
Gần đây bạn có bắt đầu bất kỳ dự án nào sẽ được hưởng lợi từ biểu đồ Gantt không? Dự án của bạn có thể đang được tiến hành, nhưng không bao giờ là quá muộn để các dự án của bạn hoạt động hoàn hảo với Minitab Workspace