Giống như một người làm vườn cẩn thận chọn lựa những hạt giống và loại đất tốt nhất để gieo trồng, nhóm của bạn cũng tỉ mỉ lên kế hoạch cho các dự án. Nếu bạn giống tôi (trong công việc trước đây của tôi trong ngành kỹ thuật ô tô và thiết bị gia dụng), bạn có thể chưa từng nghe nói đến Minitab Workspace. Bạn chỉ dùng bất kỳ phần mềm nào đang có trên máy tính để lập kế hoạch và ghi chép các thí nghiệm của mình… và điều này có thể gây ra khá nhiều lộn xộn.
“Tôi vô tình ghi đè lên mẫu bằng công việc của mình.”
“Mẫu này không đủ tốt, nên tôi đã thêm mẫu của riêng mình vào thư viện.”
… những bình luận kiểu đó từng làm tôi phát điên!
Giờ đây, tôi làm việc tại Minitab và tôi biết có một công cụ giúp bạn tổ chức, lập kế hoạch và ghi chép dự án dễ dàng hơn: Minitab Workspace! Workspace là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn, cung cấp nhiều mẫu lập kế hoạch và giải quyết vấn đề mà bạn có thể tùy chỉnh cho các dự án của mình. Workspace tích hợp với Minitab Statistical Software, tạo ra một giải pháp toàn diện cho các chuyên gia chất lượng muốn hợp lý hóa quy trình quản lý dự án của họ và đạt được kết quả hữu hình.
Lưu ý: Có một công cụ tương tự như Workspace là Minitab Engage… công cụ này có tất cả các công cụ trong Workspace mà tôi sẽ giới thiệu cho bạn bên dưới, ngoài ra còn có bảng thông tin dành cho ban lãnh đạo hiển thị khoản tiết kiệm, dự án theo địa điểm và mọi thông tin mà ban quản lý cần biết về chương trình của bạn!
Như một kỹ sư, tôi thích rằng phần mềm Minitab Workspace có thể giúp tôi hệ thống hóa suy nghĩ và giải quyết các vấn đề bằng các công cụ trực quan như sơ đồ xương cá và biểu đồ quy trình. Nó giúp bạn đi đúng hướng mà không bị lạc vào những chi tiết rối rắm.
Mỗi dự án trong phần mềm Minitab Workspace đều có thể bắt đầu bằng một định nghĩa rõ ràng – từ tuyên bố vấn đề, mục tiêu đến phân tích lợi ích kinh doanh. Giao diện trực quan giúp người dùng không bỏ sót thông tin quan trọng nào, đồng thời thúc đẩy tư duy hệ thống ngay từ đầu.
Sau khi thiết lập mục tiêu dự án, bạn có thể sử dụng mẫu Meeting Minutes để ghi lại nội dung họp nhóm, bao gồm: thời gian, địa điểm, người tham dự, nội dung thảo luận, các nhiệm vụ được giao... Tất cả đều được lưu trữ và trình bày rõ ràng trong một định dạng thống nhất – giúp nhóm không bỏ sót chi tiết nào, và có thể dễ dàng theo dõi tiến độ.
Để đảm bảo mọi hạng mục trong dự án được thực hiện đúng hạn, bạn có thể sử dụng công cụ Gantt Chart trong Minitab Workspace để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ từng công việc.
Biểu đồ Gantt này cho thấy rõ các giai đoạn như gieo hạt, cấy cây, phân tích dữ liệu và tổng kết dự án. Nhờ sự trực quan và khoa học, phần mềm thống kê Minitab giúp người dùng quản lý dự án hiệu quả và có cái nhìn tổng thể từ đầu đến cuối.
Bản đồ tư duy này là một phần trong phạm vi xác định ban đầu của dự án – và cũng là bước dẫn vào chủ đề tiếp theo trong loạt blog này: các phương án phân tích.
Tôi thực sự hào hứng khi được khám phá một số phương pháp mới (như các thuật toán học máy mới của phần mềm Minitab) đã giúp phát hiện các tín hiệu mà các phương pháp phân tích truyền thống không thể tìm thấy. Tuy nhiên, phần đó sẽ để dành cho một bài viết khác nhé!
Trung tâm giải pháp Minitab(Minitab Solution Center) hiện còn cung cấp tùy chọn sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ bạn trong quá trình động não và xây dựng kế hoạch phân tích ngay từ đầu.
Ma trận RACI – Giúp quản lý trách nhiệm rõ ràng ngay từ đầu
Việc xác định rõ “ai làm gì” từ đầu là điều tối quan trọng – đặc biệt khi có nhiều người tham gia và mọi người đều bận rộn. Trong ma trận RACI bên dưới, tôi chỉ đơn giản chia hoạt động thành hai phần:
(1) quyết định tham gia dự án hay không
(2) chuẩn bị khay và giống cây.
Chúng tôi sử dụng Minitab Workspace để tạo bảng RACI này, bởi nó đơn giản, trực quan và có thể tùy chỉnh dễ dàng cho từng dự án. Ngoài ra, Workspace còn tích hợp cùng các công cụ khác giúp chúng tôi không bị lạc giữa hàng loạt bảng biểu, biểu đồ hay nhiệm vụ cần theo dõi.
Biểu đồ xương cá – Làm rõ nguyên nhân gốc dễ dàng hơn bao giờ hết
Bạn đã thấy các biểu mẫu và biểu đồ dạng văn bản ở trên; RACI này đại diện cho một loại công cụ khác mà bạn sẽ thấy trong Minitab Workspace: bảng biểu. Tôi thích cách chúng nhỏ gọn nhưng tự động thay đổi kích thước khi bạn thêm (trong trường hợp này là tên hoặc hoạt động). Tôi thích cách chúng được mã hóa màu và chuẩn hóa. Nếu bất kỳ ai trong nhóm nhìn thấy biểu đồ này, họ sẽ biết ngay cách đọc nó, màu sắc và chữ cái có nghĩa là gì... vì nó được chuẩn hóa. Tôi không có được sự xa xỉ này ở các công ty trước đây... việc thiếu các tiêu chuẩn thực sự làm chậm một số nhóm.
Chúng ta cũng có thể kết thúc bằng biểu đồ xương cá nổi tiếng! Tôi thích những biểu đồ theo phong cách Ichikawa này. Khi tôi mới biết đến Minitab, tôi chỉ biết một hoặc hai phiên bản… nhưng Workspace đi kèm với một số mẫu. Biểu đồ xương cá 4S rất tuyệt và đơn giản. Biểu đồ xương cá 8P này có thể nhiều hơn những gì tôi cần cho dự án này, nhưng tôi thích nó.
Đừng lo lắng nếu bạn có phiên bản cụ thể của bất kỳ công cụ nào mà công ty bạn cần. Vào thời điểm triển khai, Minitab sẽ giúp bạn chỉnh sửa các mẫu của mình để chúng chính xác như bạn muốn. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mẫu của riêng mình để bạn có thể tự cải thiện và phát triển trong tương lai. Bạn luôn có cơ hội mua thêm các dịch vụ triển khai trong những năm tới từ phần mềm Minitab, nhưng tự mình thực hiện việc này rất dễ dàng. Tôi nghi ngờ rằng bạn sẽ cần điều đó sau lần đầu tiên.
Blog số 3 sẽ ra mắt vào mùa hè này. Bây giờ chúng ta đã lên kế hoạch thu thập dữ liệu, chúng ta có thể tập trung nhiều hơn vào phân tích dữ liệu. Hẹn gặp lại bạn sau! — Jim
Bạn có thể tham khảo giá bản quyền phần mềm Minitab chính hãng
Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn cụ thể, vui lòng liên hệ ngay với JYW Soft để được nhận báo giá và tư vấn về sản phẩm kỹ hơn:
Hotline: 024 6682 0511
Email: sale@jywsoft.com
Website: https://jywsoft.com/
Add: Tầng 4, Tòa nhà N01-T4, Khu Đoàn Ngoại Giao, P. Xuân Tảo, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội