Cách sử dụng biểu đồ kiểm soát trong tài chính

23/05/2024 151 lượt xem

TRƯỜNG HỢP #1: GIÁM SÁT HIỆU SUẤT CỦA NHÓM

Một số công cụ thống kê trong phần mềm Minitab có thể giúp theo dõi hiệu suất của nhóm và đảm bảo các hoạt động của bạn tuân thủ quy định.

Biểu đồ kiểm soát có thể được sử dụng để giám sát các số liệu tài chính hoặc chỉ số hiệu suất, giúp đảm bảo chúng tuân thủ các yêu cầu mới nhất.

Ví dụ, biểu đồ kiểm soát có thể theo dõi các tỷ lệ tài chính quan trọng như tỷ lệ an toàn vốn hoặc tỷ lệ thanh khoản để đảm bảo chúng nằm trong giới hạn cho phép.

Ngoài ra, nó có thể cung cấp thông tin quan trọng về tỷ lệ lỗi để đảm bảo tuân thủ. Biểu đồ NP dưới đây cung cấp thêm ngữ cảnh:
 

Biểu đồ NP là một loại biểu đồ kiểm soát sử dụng trong Minitab
Biểu đồ NP trong phần mềm Minitab

Biểu đồ NP về lỗi trong tổ chức tài chính này cung cấp thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động của tổ chức trong 31 tháng. Vì việc gửi điện tín, trả lời email và chuyển vốn đều cần có sự can thiệp của con người nên một số lỗi là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ, chúng tôi muốn giảm thiểu những lỗi này.

Tổng số lỗi trên mỗi cỡ mẫu (dựa trên số lượng giao dịch như email, chuyển tiền hoặc chuyển khoản) cho thấy xu hướng giảm dần, nhưng cần chú ý đến các điểm lỗi cụ thể ở mức 1, 10 và 16. Những điểm này cho thấy sự sai lệch so với dự kiến và cần được kiểm tra kỹ hơn vì số lỗi tại các điểm này cao hơn dự tính. Để đảm bảo tuân thủ và cải thiện tỷ lệ lỗi, cần phải phân tích kỹ lưỡng những điểm này.

Phân tích này có thể bao gồm việc kiểm tra các nguyên nhân gốc rễ, xác định các biến thể quy trình hoặc các yếu tố bên ngoài góp phần gây ra lỗi và thực hiện các biện pháp khắc phục. Có thể nguyên nhân là do thiếu nhân lực, chuyển sang quy trình mới hoặc nhân viên quá mệt mỏi. Hiểu rõ các yếu tố này có thể giúp đưa ra các hành động khắc phục như bổ sung nhân sự hoặc cải thiện đào tạo.

Bằng cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của các lỗi và chủ động thực hiện các biện pháp cần thiết, tổ chức tài chính có thể cải thiện tuân thủ, giảm thiểu sai sót và duy trì xu hướng cải tiến liên tục theo thời gian.

>> Xem thêm: 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?

TRƯỜNG HỢP #2: QUẢN LÝ RỦI RO PHÊ DUYỆT KHOẢN VAY VÀ CẢI TIẾN QUY TRÌNH

Giảm thiểu rủi ro là rất quan trọng trong lĩnh vực tài chính. Một ví dụ là việc cải thiện thời gian phê duyệt khoản vay, nơi biểu đồ kiểm soát giúp giảm rủi ro và làm cho quy trình hiệu quả hơn. Thời gian phê duyệt chậm có thể làm mất cơ hội kinh doanh và gây không hài lòng cho khách hàng.

Hãy tưởng tượng lãnh đạo của một công ty dịch vụ tài chính đang tối ưu hóa quy trình phê duyệt khoản vay. Họ có hai mục tiêu: xử lý đơn đăng ký kịp thời và tuân thủ các quy định. Để đạt được điều này, họ sử dụng biểu đồ kiểm soát để theo dõi thời gian phê duyệt.

Sau khi thu thập dữ liệu ban đầu và thiết lập biểu đồ kiểm soát, nhóm sẽ liên tục cập nhật biểu đồ bằng dữ liệu mới (có thể tự động thực hiện qua Minitab Connect). Trong quá trình phân tích, nhóm nhận thấy thời gian phê duyệt thường xuyên vượt quá giới hạn kiểm soát trên.
 

Như đã đề cập trước đó, việc chậm trễ liên tục trong phê duyệt khoản vay có thể gây không hài lòng cho khách hàng, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và vi phạm thời gian quy định.

Qua phân tích, người quản lý nhận thấy một số tài liệu đăng ký vay cần thêm bước xác minh, gây chậm trễ đáng kể. Ngoài ra, công việc được phân bổ không đều giữa các nhân viên xử lý.

Để cải thiện, họ có thể hợp lý hóa quy trình xác minh tài liệu, phân chia lại công việc và đào tạo thêm cho nhân viên xử lý khoản vay.

Khi thay đổi quy trình, giới hạn kiểm soát cũng thay đổi. Sau những thay đổi này, nhóm tiếp tục theo dõi biểu đồ kiểm soát với các giới hạn mới. Họ nhận thấy thời gian phê duyệt dần trở lại trong giới hạn kiểm soát, chứng tỏ quản lý rủi ro hiệu quả và cải thiện hoạt động.

KẾT LUẬN

Qua hai ví dụ trên, chúng ta thấy cách biểu đồ kiểm soát giúp nâng cao hiệu suất nhóm và giảm thiểu rủi ro. Nhờ vào việc sử dụng dữ liệu, các tổ chức tài chính có thể đảm bảo tuân thủ quy định, giảm sai sót và thúc đẩy cải tiến liên tục, giúp họ hoạt động hiệu quả và bền vững hơn.


Bạn có thể tham khảo giá Minitab chính hãng

Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn cụ thể, vui lòng liên hệ ngay với JYW Soft để được nhận báo giá và tư vấn về sản phẩm kỹ hơn:

Hotline: 024 6682 0511

Email: sale@jywsoft.com

Websitehttps://minitabvietnam.com/

Add: Tầng 4, Tòa nhà N01-T4, Khu Đoàn Ngoại Giao, P. XuânTảo, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội